대부분의 조직에서 아이디어 회의에 '브레인스토밍' 기법을 활용합니다. 여러 명이 둘러 앉아 한 가지 주제에 대한 자신의 생각을 자유롭게 얘기하는 거죠. 그런데 브레인스토밍에도 아쉬운 점이 존재합니다. 예를 들면, 말하는 사람만 쉴 새 없이 얘기하고 다른 사람들은 꿀 먹은 벙어리처럼 앉아 있는 일이 종종 벌어지기도 하죠. 혹은 발언을 중심으로 회의가 진행되다 보니 조용히 생각할 시간이 없어서 아이디어의 질이 높아지기 어렵기도 하고요.
바로 이러한 문제점을 해결하기 위해 독일에서 개발된 회의기법이 있습니다. 바로, 침묵의 회의법이라 불리는 ‘브레인라이팅(brain writing)’입니다. 1968년에 개발된 이 기법은 구성원들이 자신의 생각을 글로 쓴 다음, 이것을 팀원들과 공유하는 방식입니다. 이는 독일에서 소개된 지 12년 만에 현지 기업의 62%가 사용할 만큼 보편화되었죠. 그밖에 수많은 글로벌 기업들도 이 방식으로 아이디어 회의를 하고 있습니다.
브레인 라이팅은 말주변이 없는 기술직 종사자들이나, 평소 낯을 가려서 자기 의견을 제시하는 것이 서툰 사람들로부터 아이디어를 이끌어내는 데 유용합니다. 사실 이것이 독일에서 처음 개발된 것도, 독일인들이 미국인들보다 내성적이고 과묵한 편이라 기존의 브레인스토밍 방식이 적합하지 않았기 때문이라고 합니다.
그런데 혹시 이런 의문이 드시나요? ‘말보다 글이 더 어려운 게 아닌가?’하고 말이죠. 그런데 여기서 말하는 라이팅은 일기처럼 자신의 생각을 주저리주저리 써 내려가라는 게 아닙니다. 아마 그렇게 한다면 구성원들은 브레인 스토밍보다 브레인 라이팅을 더 어렵게 받아들일 가능성이 크겠지요. 이에 브레인 라이팅을 효과적으로 진행하는 몇 가지 방법들을 알아보겠습니다.
간단한 표를 활용하면 브레인 라이팅을 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다. 우선 표의 가로축에는 네 개의 칸을, 세로축에는 회의에 참여한 사람 수만큼 칸을 만들어 줍니다. 만약 6명이 회의에 참여했다면 세로축이 총 6칸이 되겠죠.
그런 다음, 이 표가 그려진 종이를 구성원들에게 각각 한 장씩 나누어 줍니다. 종이를 받으면 해당 주제에 대한 자신의 아이디어 3가지를 제일 첫 줄에 적습니다. 이후 3분이 지나면 자신이 갖고 있던 종이를 옆 사람에게 넘깁니다. 이때 옆 사람은 첫째 줄에 적힌 아이디어를 보고 연상되는 내용들로 두 번째 줄을 채우게 됩니다. 이렇게 여섯 줄이 다 채워지면 표가 완성되는 거죠.
구체적으로, 오늘의 회의 주제가 ‘우리 레스토랑의 고객을 늘릴 방안’이라면, 맨 위에 주제를 적습니다. 기획팀 김대리가 3분 동안 고민해서 자신의 아이디어 시트 첫 줄에 ‘주차장을 넓힌다’, ‘우리 회사 이름을 널리 알린다’, ‘외관을 돋보이게 한다’라고 쓰고, 옆으로 넘깁니다. 이 종이를 건네 받은 박차장이 이 세 가지 아이디어를 보고 다음과 같은 연상작용을 할 수 있었을 겁니다. ‘장애인 주차장을 넓힌다’, ‘샵지에 레스토랑을 광고한다’, ‘외관을 돋보이게 하기 위해 지붕에 풍선을 단다’라고 말이죠.
표를 활용한 브레인 라이팅의 가장 큰 장점은 한 사람의 아이디어가 여러 사람에 의해 더 구체화되고 정교해지는 동시에, 연상작용을 보다 효율적으로 할 수 있다는 것입니다.
온라인으로도 브레인 라이팅을 활용할 수 있습니다. 훨씬 더 쉽죠! MS 팀즈, 노션처럼 우리 회사에서 사용하는 프로그램의 공유 기능을 사용해 생각나는 아이디어들을 적고, 공유하면서 정교화하는 것입니다. 따로 회의시간을 잡지 않더라도 집이나 카페에서 편안한 마음으로 아이디어를 써 내려갈 수 있다는 것이 가장 큰 장점이지요. 아이디어를 공유해야 하지만, 따로 회의 시간을 잡기 힘든 조직에서는 시도해 볼 만한 방법이라 할 수 있습니다.
여러 사람 앞에서 자신의 의견을 말로 표현해야 하는 브레인 스토밍의 한계를 느낀다면, 오늘부터 브레인 라이팅 방식을 도입해 보십시오. 회의 내내 침묵으로 일관하는 파워 I 구성원들도 숨은 아이디어를 쉽게 꺼낼 수 있을 것입니다.
