맥킨지
엘리베이터 스피치
세계 최고의 경영컨설팅 회사인 맥킨지에는 엘리베이터 스피치가 있다. 이건 고객사가 갑자기 급한 일이 생겨 자리를 떠야 할 때, 엘리베이터에 함께 타서 1분 남짓한 시간 동안 자신의 의견을 전달하는 것을 말한다. 많은 맥킨지 컨설턴트들은 엘리베이터 스피치를 통해 고객사가 프로젝트에 대해 관심을 갖게 하는데 성공했다고 한다. 이 짧은 보고가 어마어마한 금액의 프로젝트를 성사시키는 초석이 되는 것이다. 그럼 맥킨지 컨설턴트처럼 어떤 상황에서든 성공적으로 요약보고를 하려면 어떻게 해야 할까?
보고 내용을 구조화하기
말은 글과는 달라 한번 흐름을 놓치면 핵심 내용을 파악하기 어렵다. 따라서 말로 보고할 때는 상대의 이해를 돕기에 가장 좋은 구조로 미리 틀을 짜는 것이 필요하다.
두서없이 머리 속에 있는 내용을 줄줄줄 늘어놓는 A팀장
상무님 보고 드릴 것이 있는데요… 제가 지금 지난 4월 3일에 지시하신 신상품 개발 건을 추진하고 있는데요. 경쟁사들의 유사 상품에는 '올데이 쇼핑카드', '적립 두 배 플러스 세이브', '뉴드림 아이사랑 카드' 등이 있는데, 각종 자료를 모아 2주에 걸친 비교 분석 작업은 다 끝냈고요. 지금은 최근 인기를 끌고 있는 광고 상품을 집중적으로 분석하고 있습니다. 그리고 한국소비자원, 여신금융협회, 콜센터에 접수된 소비자 불만을 찾아서 분석했습니다. 조사된 소비자 불만에는…
보고에 성공한 B팀장
상무님, 신상품 개발 건에 대해서는 일정대로 이번 달 20일에 정식으로 중간보고 드리겠습니다. (핵심내용) 현재 경쟁사의 유사 상품 분석은 끝냈습니다. 그리고 제품 개발에 참고하기 위해 소비자 불만 사항도 따로 정리해두었습니다. 내일 있을 고객간담회도 차질 없이 진행하도록 하겠습니다. (세부사항) 기대에 부응하는 상품을 만들기 위해 계속 노력하겠습니다. (마무리)
B팀장은 ‘역 피라미드형 구조’를 사용했다. 이는 상대가 궁금해 하는 핵심내용이나 결론을 가장 먼저 말한 뒤, 나머지 내용을 그 중요도 따라 말하는 구조이다. B팀장은 상사가 궁금해 하는 중간보고 일정을 가장 먼저 보고했다. 그 다음, 세부 진행사항을 간략히 설명했고, 마지막으로 자신의 의지를 표현하며 보고를 마무리 지었다. 상대를 배려한 깔끔한 구조로 핵심부터 전달한 덕분에 B팀장은 짧은 보고 한 번으로 박상무의 결재를 받아낼 수 있었던 것이다.
쉽고 간결하게 말하기
많은 사람들은 조금이라도 더 멋있게 보고해야 한다는 생각에 이런 저런 수식어를 붙이고, 문장도 길게 쓴다. 하지만 요약보고는 일단 듣는 사람이 쉽고 빠르게 이해하는 것이 중요하다. 따라서 문장은 단문으로 끊어서 말하는 게 좋다. 또한, 불필요한 세부 정보는 내용 파악에 방해가 될 수 있기 때문에 빼는 것이 좋다.
예상 질문 미리 생각하기
짧게 보고를 마치고 나면 상사는 궁금하거나 더 알고 싶은 내용에 대해 질문할 수 있다. 이때 우왕좌왕 하지 않으려면 미리 예상 질문을 만들어보고, 그에 대한 답변까지 준비하는 것이 좋다.
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